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最終更新日:2022-10-31

「音声案内に従ってご希望の番号を押してください」でおなじみのIVR(電話の自動音声応答システム)。具体的にどんな利用方法が考えられるのか、導入メリット、比較のポイント、おすすめサービスなどをご紹介します

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IVRとは、「Interactive Voice Response(自動音声応答)」の略称で、お客さまがかけてきた電話に自動で応対してくれる仕組みです。あらかじめ録音した音声ガイダンスを流したり、問い合わせ内容に応じて電話を自動で振り分けたりすることができます。電話が混み合うような窓口、コールセンターなどを中心に広く利用されています。

IVRの仕組み

電話回線から着信があると、IVRが自動で音声応答を開始。「音声案内に従ってご希望の番号を押してください。製品に関するお問い合わせは1を~」といった具合に案内を流します。プッシュ操作した番号に応じて、担当部署に自動でつないだり、知りたいことを音声で案内する仕組みになっています。

IVRの導入メリット

従来、お客さまからの電話は担当のオペレーターが一次対応するのが一般的でしたが、IVRを導入することで以下のような様々なメリットが期待できます。

  • 電話応対のリソース削減(工数・コストの節約)
  • 機会損失の防止(売上機会の獲得)
  • 顧客満足度の向上(待ち時間の減少・案内の均一化)
  • 迅速な電話応対体制の構築(キャンペーンなどが実施しやすい)
  • セキュリティの向上(オペレーターを介さないクレジット番号入力など)

IVRのタイプ

専用の自動音声応答装置を設置するハードウェア型の他、最近は場所を取らず導入もスムーズなクラウド型IVRが人気となっています。クラウド型IVRであれば、初期費用が少なく、メンテナンス不要、短期的な利用もできるため、中小規模の企業にとっても導入しやすいという利点があります。

IVRとAI自動電話応答との違い

IVRはあらかじめ録音したものを音声ガイダンスとして利用するのに対し、AI自動電話応答は、AIが音声認識エンジンで相手の発話を聞き取り、それに対して回答します。IVRが決められたことのみに答えるのに対して、AI自動電話応答ではあたかも会話しているような自然な対話応答を行うことができる、という違いがあります。

本記事ではIVRについて、利用場面や比較ポイントなどをわかりやすくご紹介していきます。早くどんなシステムがあるのか知りたいという方は「未使用 レオナール LEONARD 大判スカーフ ストール ブランケット」からお読みください。各社の特徴や料金なども一覧でわかりやすくまとめてあります。

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IVRの基本機能としては、かかってきた電話や、自動的に発信した電話において、自動音声を流し、何かを案内する、といったものです。一般的にはカスタマーサポートや総合案内窓口の受付での利用が多いですが、最近は顧客情報などのデータと組み合わせたり、他システムと連携したりすることで、あらゆる使い方がされています。

用途別に5つの利用場面を見ていきましょう。

場面1. かかってきた電話への対応(受電制御)

主にコールセンター、カスタマーサポートや総合案内窓口、あるいは電話を受ける人材がいない職場などで利用されています。自動化することで、電話に出る人(オペレーター等)の負担を減らすことができます。

振り分け 用件別に「製品に関する質問は1、支払いに関する質問は2」のように担当部署へ振分け。
あふれ呼対策 オペレーターが電話に出られない場合に、あとでかけ直してもらうよう自動音声応答する。あるいは折り返し予約を自動受付する。
放棄呼対策 何度かコールしても誰も電話に出ない場合に転送し、あとでかけ直してもらうよう自動音声応答する。
録音 営業時間外や不在時の顧客からの電話に自動応答し、顧客からのメッセージを録音する。

場面2. かかってきた電話への対応(自動受付)

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質問対応 よくある質問に対して録音した自動音声で回答。
自動照会 会員情報やポイント数をボタン操作の情報に基づき回答。
自動注文・応募受付 商品の注文や各種キャンペーンなどにおいて、商品番号や数量、お届け先などの情報をボタン操作や録音入力で取得する。
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再配達受付 荷物の再配達依頼を、お問い合わせ番号や配達希望日時などのボタン操作で受付。
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場面3. 大量発信による自動音声案内

IVRは受信に限らず、発信した場合にも利用可能です。たとえば、顧客リストに沿って自動発信し、顧客が応答したら自動で音声案内を流す、というやり方が考えられます。一方的に情報提供を行う際だけでなく、応答した顧客の回答データを回収することも可能です。

告知 プレゼントキャンペーンの告知など、対象リストに沿って自動発信し、顧客が応答したら自動音声で案内。
架電 営業やサポートのフォローコールなど、対象リストに沿って自動発信し、顧客が応答したら自動音声で案内。
アンケート調査 対象リストに沿って自動発信し、自動ガイダンスによりアンケート調査を実施してデータを回収。

場面4. 特定の顧客への発信

場面3と似ていますが、一斉に大量に行うのでなく、必要に応じたタイミングで行います。顧客リストに沿って自動発信し、自動音声での案内を行います。つながらなかった場合は、指定した間隔、リダイヤル上限回数でリダイヤルを繰り返します。

通知 商品の納期連絡、発送連絡、支払いに関する案内などの自動化。リストに沿って自動発信し、相手が応答したら自動音声でメッセージを流す。
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場面5. その他

単純な電話の受信・発信に限らず、WebシステムやSMSなど、他のコミュニケーションツール・システムと組み合わせて、様々な用途で用いられています。

IVR認証 申し込み時に利用されている本人確認手段の一つ。たとえば、顧客が個人情報の登録と併せて認証に使用する電話番号を入力。電話がつながったら、自動音声ガイダンスに沿って認証キーやパスワードを入力。
SMS連携 音声のやりとりだけでは難しい場合に利用されている情報伝達手段。たとえば、電話で申し込みを自動受付して、「決済はこちらから手続きしてください」と言って、SMSで決済手続き用のURLを案内するなど。
安否確認システムとの連携 社員や生徒など、あらかじめ登録しておいたメンバーに対し、安否確認のための一斉電話連絡をIVRで行い、安否状況の入力をボタン操作と録音入力で答えてもらう。

 

IVRを導入する際にはどのような点でサービスを選ぶべきか、自動音声応答システムの比較のポイントを5点ご紹介します。

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当然のことですが、自社が実現したいと考えていることに対して必要な機能があるか確認すべきです。IVRの基本機能とも言える振り分け機能さえあれば対応できるのか、あふれ呼・放棄呼対策、SMS、録音、注文受付を行いたいのか、他システムとの連携を実現したいのか、といった点で確認が必要です。

ガイダンス(音声)の用意

ガイダンス(音声)作成には、シナリオや声を吹き込んでくれるオペレーター、収録などが必要です。自社での対応が難しい場合、収録会社を紹介してくれたり、作成まで請け負ってくれたり、その他、音声合成機能で人工音声を自在に作成できるIVRの利用を検討しましょう。

分析機能の充実度

利用機能の有無とは別に、しっかり見極めておきたいのは分析機能の充実度です。コールセンター業務の効率化を図りたい、キャンペーンの反応を測定したい、営業フォローのフィードバックが欲しい、と考えている場合は、十分な分析機能を持ち合わせているかの確認が必要です。そういったニーズがない場合は、分析機能に強みを持たないシンプルなサービスで十分です。

同時通話数

同時に受発信できる通話件数に制限があるか、無制限か、確認しておきましょう。たとえばテレビCM放映時など短期間に一時的に集中し、その瞬間の取りこぼしは避けたい、といった用途であれば、大量コールに対応できるサービスが不可欠です。そこまでの集中を想定していないならあまり気にする必要はないでしょう。

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導入形態に関しては、音声応答装置のようなIVRの専用装置型にするのか、クラウド型にするのかをまず検討すべきです。専用装置型は初期費用がかかりますが、その分、3年や5年以上など長期間利用するのであれば割安になります。クラウド型は、初期費用がかかっても数万円程度。システムによっては月額数千円の安価な価格で利用可能です。

おすすめは、Web管理画面からワンタッチで利用法を変更できるなど、サービスに柔軟性があるクラウド型です。たとえば、最少契約期間が1カ月からというサービスも多く、短期的なキャンペーンを立ち上げることになった場合や、トラブル対応などで急遽コールセンターを立ち上げる必要が発生した場合などもにもすぐに対応できるので便利です。

 

ここまでのポイントに沿って、おすすめのIVRをご紹介します。また、通常のIVRではなく、電話口でSMSを用いてURLを含むメッセージを送信し、Webへ案内し、顧客の自己解決を促すビジュアルIVRという手もあるため、あわせてご紹介します。

IVRサービスの資料をダウンロード

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自動受付IVR(株式会社電話放送局)

(出所:自動受付IVR公式Webサイト)

導入実績1,000社以上、業界最大規模の7,000回線以上を運用するIVR専業企業が手掛ける自動音声応答サービス。お客様からの電話を24時間365日いつでも自動対応。深夜・早朝・休日に加え、災害時も受付体制を維持可能(BCP対策)。オペレーターの人的負担(人件費)を軽減しつつ、機会損失も防ぐ。
IVR単体で利用する他、既に導入済みのCRM等とデータ連携することも可能。IVRでプッシュ通知させるだけでなく、用途・目的に合わせて「音声合成」「音声認識」「メール送信」「SMS送信」「転送」「FAX送信」など多様なオプションを組み合わせて、柔軟にカスタマイズ可能。

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CT-e1/SaaS(株式会社コムデザイン)

(出所:CT-e1/SaaS公式Webサイト)

1,350テナント、27,000席以上の導入実績のクラウド型コールセンターシステム。コールセンターの現場で求められるあらゆる機能を“標準機能”として提供し、IP電話、既設PBX、スマートフォン等自由な組み合わせで利用可能。自社開発ならではの柔軟性と、追加費用なしで、カスタマイズ・設定変更可能な点が人気。
お客様からの着呼後、電話のプッシュトーン操作により着信先を振り分けたり、必要に応じた音声ガイダンスを再生したりするIVRの他、ACD(分配)、待ち呼(コールキューイング)などのお客様とつなぐ機能、CRM連携やIVR連携などの周辺機能と結ぶ機能、稼働状態モニタリングやシートマップなどの業務を支える機能を網羅的に標準機能。

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Zendesk(株式会社Zendesk)

(出所:Zendesk公式Webサイト)

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問い合わせ管理機能を備えており、お客様との通話内容を1つのチケット(お問い合わせ)として管理し、通話内容を自動で録音・保存。メールやチャットと同様に、電話によるお問い合わせも1つの管理画面から対応。
回答までにかかった時間や保留時間などのデータも自動で可視化され、改善点を明確に把握できるなど、コールセンター運営における分析機能にも強み。

  • 料金:月額約6,000円/ID(Suite Teamの場合)~。その他、通話時間等に応じた利用料金がかかる。

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MediaVoice(メディアリンク株式会社)

(出所:MediaVoice公式Webサイト)

あふれ呼対策、CSアンケート、ウェブ電話認証など、様々な業務を効率化するクラウド型自動音声応答システム。月間100万コール以上でも安定稼働。受注や解約など各種受付業務、あふれ呼が発生した際の折り返し予約の自動受付、未入金の督促やアンケートなどの大量発信(アウトバウンド)、コールセンターの満足度調査の実施など、サービスメニューは豊富だが、サービスラインナップには存在しない独自のIVRを構築したい場合にも、オーダーメイドにて個別に対応することが可能。オンプレミス型もあり。

  • 料金(あふれ呼IVR):月額30,000円+20円/件(従量課金)、初期費用50,000円
  • 料金(自動受付IVR):月額50,000円+20円/件(従量課金)、初期費用100,000円

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COTOHA® Call Center(NTTコミュニケーションズ株式会社)

(出所:COTOHA Call Center公式Webサイト)

インターネットとWebブラウザさえあれば使えるクラウド電話サービス。録音通話・顧客情報・応対メモ・発着信履歴をクラウド上で共有できるため、テレワークでも引き継ぎ漏れの心配がいらない。
IVR機能としては、最大5分岐までの自動音声ガイダンス、外線転送などに対応している。さらに、AIオペレーター機能を標準搭載しており、簡単なやりとりであれば営業時間外・繁忙時間でも一次応対可能。応対内容をテキスト化して保存することもできるので、内容確認後折り返し電話することで更なる業務効率化が期待できる。最低利用期間・利用ID数もなく、短期間・1ID〜利用可能なため気軽に導入可能。

  • 料金:月額3,000円/ID+500円/番号+通話料金。AIオペレーター機能利用料は別途。

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VoiceMall(NTTテクノクロス株式会社)

(出所:VoiceMall公式Webサイト)

NTTグループが提供する機能豊富なクラウド型自動音声応答システム。コールバック予約や、オペレータ応対品質調査(CS調査)、リアルタイム情報提供、SMS配信など、様々な用途で利用可能。IVRの他にも音声認識・音声合成・メール(SMS)・FAXなどの機能を搭載。その他、要望に応じてカスタマイズも可能。最少契約期間は1か月。オンプレミス型もあり。同時着信数により回線数に応じたプランが選べる。

  • 料金:要問い合わせ

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(出所:モバイルウェブ ビジュアルIVR公式Webサイト)

電話での問い合わせをWebに誘導し、顧客が課題を自己解決できるビジュアルIVR。顧客から電話がかかってきた際に、電話口からSMSを用いてビジュアルIVRのURLを含むメッセージを送信し、Webへ案内、ビジュアルIVR画面上では、メニューが複数並んでおり、利用者は目的に合ったメニューを選択して解答を得ることができる。
コールセンターの特徴に応じた、柔軟な画面設計が可能。管理画面では、いつでも修正や更新、新規ページの追加、導線の変更などができる編集機能の他、コールバック予約受付サイトや、メールフォーム、アンケートフォームが作成できるフォーム作成機能、ページ単位で日別にアクセス数を取得することができる機能など、実務に即した利便性の高い機能が充実。ガラケーを含む、幅広いデバイスに対応。

  • 料金:月額20,000円〜、初期費用515,000円〜

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IVRy(株式会社IVRy)

(出所:IVRy公式Webサイト)

1日100円から使える電話自動応答(IVR)サービス。PCやスマホから簡単に登録・設定でき、面倒な電話番号の取得手続きも最短5分で完了。既存で利用中の電話番号を変更せず、そのまま利用することもできる。
企業のニーズにあわせて最大10個の着信フローを作成でき、そこから更に分岐させることも可能。プッシュ後の分岐対応は、音声案内、SMS送信、電話転送、音声録音の中から選択できる。顧客や取引先情報の管理に加えて、ホワイトリスト・ブラックリストの管理も可能。あらかじめ登録した番号からの着信を無条件で指定した電話番号に転送したり、固定文言を返信したりといった対応もできる。

  • 料金:月額3,000円~ ※電話番号維持費用500円と通話料が別途発生

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ここからは、IVRとは少し違いますが、AIを利用した自動電話応答システムをいくつかご紹介します。IVRとは異なり、人と会話しているような自然な対話応答を行います。24時間対応できるため機会を失うことなく、あふれ呼の軽減にもつながり、コールセンターや予約担当者の働き方改革を後押しします。

707 名古屋帯 帯 菊 花 赤 アンティーク 小紋 正絹 可愛い レトロ 着物AI自動電話応答システムの主なサービスや活用例」で詳しくご紹介しています。

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PKSHA Voicebot(株式会社PKSHA Communication)

(出所:PKSHA Voicebot公式Webサイト)

自然言語処理、画像認識、機械学習・深層学習技術を用いたアルゴリズムの研究開発を行うPKSHAグループが提供するボイスボットサービス。定型的な問い合わせを自動音声対話で完結し、コールセンターの対応工数削減と業務最適化を実現する。
ユーザーが発した言葉から余分なフィラーや述語を除外し、固有名詞や独特の言い回しなどを事前に登録することで、聞き取り精度を向上させる独自辞書機能を搭載。対話の分岐や聞き返しなど、柔軟な対話フローをノーコードで構築できる。
使用中のCTI、PBXの追加開発や大幅な設定変更をせずに素早くスモールスタートが可能。拡張性も高く、様々なシステムとの連携によって高度な顧客サポートが可能に。

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LINE AiCall(LINE株式会社)

(出所:LINE AiCall公式Webサイト)

LINEが手がけるAI自動電話応答システム。LINE CLOVAのAI技術である「CLOVA Speech」(音声認識)と「CLOVA Voice」(音声合成)、および会話制御の仕組みを組み合わせることで、AIによる自然な対話応答を実現。ガイダンスを待つ必要がなく、自由度のある回答ができ、会話の流れに合わせた柔軟な案内が可能となる。また、呼損や営業時間外などの機会損失を解消でき、コンタクトセンターや店舗の電話業務の効率化に役立つ。
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「よくある質問」に対して自動で回答して、必要に応じてオペレーターへ転送したり、入金期限の案内や予約日前日のリマインドコールを自動発信したりすることができるため、あふれ呼の回避やコア業務への人材集約が可能に。
基幹システムとの連携や、電話の内容を音声とテキストで保存し履歴を確認できる機能など、様々な機能の組み込みやカスタマイズができる。導入から運用まで一気通貫したサポートがあり、AI対話や音声認識におけるエラーが発生した場合も継続的にチューニングしてくれるので精度の向上が見込める。

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創業から40年以上、IVRでおなじみの同社が手掛けるAI自動電話応答システム。次世代型音声認識IVRが問い合わせに自動対応。対話形式で顧客の名前や住所、注文商品や希望発送日などの用件内容を聞き出し、その後、受付内容をレシートとしてSMSで送信。受付内容に誤りがあった場合は、SMSのリンク先の専用サイトからお客様が直接修正可能。
ロボットと有人で業務を切り分けることでコールセンター全体の応答率を改善。更に、人を介さずAIとの対話で完結することで受電業務の完全自動化も目指せる。

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IVRの導入は、企業にとっては「電話応対のリソース削減」「機会損失の防止」「機動的な電話対応の実現」などが、顧客にとっては「待ち時間の削減」「案内の均一化」などのメリットがあり、導入効果の高いサービスと言えます。

IVRの導入にあたり比較検討する際は、「利用場面に必要な機能の有無」「分析機能の充実度」「同時通話数」や「導入形態」などのポイントを確認して、自社に合ったサービスを絞り込んでいきましょう。

AIを用いた自動応答サービスの登場などもあり、電話関連サービスの進化の加速が予想されます。IVRは導入メリットがわかりやすいシステムとも言えますので、ぜひ検討を進めることをおすすめします。

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